Digitaliza tu oficina

El formato electrónico permite disponer de documentos en cualquier momento, elimina el fotocopiado y mejora la comunicación interpersonal, entre múltiples ventajas

José Antonio Ramírez

Gracias a que son más fáciles de guardar, administrar y enviar con rapidez, los documentos electrónicos ganan más adeptos en el mundo, especialmente en los negocios, donde los tiempos de respuesta entre clientes y proveedores son muy reducidos.

Al convertir datos impresos en formato electrónico, su información se torna más fácil de compartir, editar, imprimir, almacenar y recuperar. Otra ventaja es que mejora la productividad en los negocios.

En contraste con la complicada tarea que representaría localizar un documento dentro de un gabinete de archivos, buscarlo en una base de datos a través de la computadora es cuestión de segundos.

A lo anterior habría que agregar que los datos electrónicos son más fáciles de procesar y editar que los impresos, y ocupan menos espacio físico.

Otros beneficio que se pueden aprovechar son el de una organización más eficiente de los documentos, una distribución más ágil al interior o fuera de la empresa, reducción de costos en transportación, se elimina el paso de copiar físicamente el documento, no se dañan los originales ni se corre el riesgo de perderlos.

También se puede mejorar el servicio al cliente, aumentar la eficiencia de los empleados y se encuentra solución más rápida a los problemas de su manejo a largo plazo.

Al estar almacenados en dispositivos removibles, como servidores, cintas de respaldo, CDs y DVDs regrabables, los documentos electrónicos están a salvo de siniestros o robos, ya que se pueden guardar en bóvedas de seguridad o fuera de las instalaciones de la compañía.

En otro rubro no menos importante, con los documentos electrónicos las empresas pueden cumplir sus obligaciones fiscales de manera segura y ágil. Además, la facturación electrónica es un recurso indispensable para operaciones comerciales entre negocios, sobre todo cuando operan en el ámbito de cadenas productivas.

Para que la oficina sin papel o manejo de documentos electrónicos sea una realidad, puedes iniciar con la adopción de tecnologías que ayudan a hacer posible esta modalidad, en la medida en que tu presupuesto lo permita.

Entre estos primeros pasos, es importante disponer de la siguiente infraestructura básica:

Escáner para digitalización de documentos (papeles, planos, dibujos y microfilms). Algunos ejemplos son el HP ScanJet 3670 de cama plana, en el cual se puede realizar escaneo en alta resolución, con capacidades de digitalizar documentos, fotos, negativos y diapositivas. Otra alternativa es el escáner Epson Perfection 1270, apropiado para la digitalización de documentos.

Impresora multifuncional. Para casos en que el documento en papel siga siendo esencial en el negocio, los equipos multifuncionales --de impresión, escáner, copiadora en un solo equipo-- son otra opción. Entre ellos, Lexmark P6250 de inyección de tinta en color. Una alternativa es el multifuncional Xerox Workcentre PE120 de impresión y copiado láser monocromático.

Medios de almacenamiento: discos ópticos, CDs, DVDs y cintas magnéticas para respaldo.

Programas de software para corregir imágenes. Los sistemas operativos más comunes, como Windows XP y MacOS X, cuentan con herramientas para tales propósitos al manejar los formatos más populares, como TIFF y JPEG.

Programa para Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR): una vez escaneado o digitalizado el documento, OCR reconoce el texto y lo despliega en versión electrónica en la pantalla de la computadora. Impresoras, multifuncionales y escaners incluyen CDs de instalación.

Programa gratuito Adobe Reader en http://www.adobe.com Permite al usuario leer y colaborar sobre un documento PDF (incluyendo la forma electrónica) siempre y cuando la versión y los niveles de seguridad del documento lo permitan.